10 Fundamental Dos & Don’ts Every Consultant Must Master for Effective Client Meetings:コンサルタントの基本のき〜クライアント会議運用の10か条〜

English follows Japanese "10 Fundamental Dos & Don’ts Every Consultant Must Master for Effective Client Meetings"

ちょっとニッチで細かい内容ですが、「今さら聞けない、コンサルとしてのクライアント会議運用のDos & Don’ts」を10ヶ条の形でまとめました。きっかけは、意外と何度も繰り返し新しいメンバーに説明していることに気づいたからです。おそらく、大半の人は自然とできていて、当たり前すぎてルールとして明文化されることがなく、気づいていない人はずっと気づかないままかもしれません。

クライアントとの会議では、ちょっとした習慣が大きな差を生みます。明確な準備、意図のある質問、そして時間管理の徹底は、議論を軌道に乗せるだけでなく、信頼構築にもつながります。カメラオフで沈黙が長く感じられるリモート環境でも、会議の始め方・進め方・締め方を意識することで、より強固な関係と成果を生み出せます。

ℹ️ クライアント会議運営のDos & Don’ts（基本編）

ベーシックな内容に見えるが、実際には徹底されていないケースも散見される。

1. 会議の目的・構成・役割分担・対クライアントメッセージは事前に整理し、社内関係者に共有すること。
2. 会議資料（最終版）、参考資料、手持ち資料は会議フォルダに格納し、チーム内に周知すること。対面会議は資料を事前に所定の仕様で印刷すること。
3. 会議で使用する全資料は会議フォルダに集約。作業フォルダのファイルはリンクで反映。臨時投影資料は会議後に格納・リンク反映すること。
4. ファシリテーターは開始前にクライアントが入室した場合、必ず挨拶すること。開始時間は厳守。出席状況を確認し、主要メンバーが不在の場合は声かけの上で待機。
5. 誰を待っているか、何分待つかを明確に伝えること。沈黙で待つのはNG。主要メンバーが揃っていれば、開始可否を自ら判断すること。
6. タイムマネジメントは基本。時間超過は事前調整がない限りNG。クライアントの発言時間も含めて見積もる。延長や追加会議が必要な場合は事前に打診。終了時間前に継続可否をクライアントに確認すること。
7. 各アジェンダの結論後に冗長なまとめや言い換えを加えないこと。コメントの価値を常に意識すること。
8. クライアントに漠然としたオープンクエスチョンを投げないこと。「何かありますか？」は原則NG。質問の目的・観点・期待する反応を明確にすること。
9. クライアントの質問・コメントには即時対応。ファシリテーターやマネジャー層は必ず反応すること。沈黙はNG。予期せぬ質問には、確認事項・対応内容を明確にしたうえで持ち帰ること。
10. 議論が一区切りしたら、アクションを明確にするコメントで締めると効果的。会議後に必ずアクション（and/or決定事項）があることを肝に銘じること。

④、⑤は対面の場合自然とできるが、リモート会議なら意識されていないことがある。

昨今はカメラオフの会議が主流となりつつあり、顔が見えない状況では沈黙がより長く感じられる点に留意すること。

It may be a rather niche and detailed topic, but I’ve compiled “10 Essential Dos & Don’ts for Running Client Meetings as a Consultant You Can’t Afford Not to Know” into ten key points.
The impetus came when I realized I’ve been explaining the same things to new team members over and over again.

For most consultants, these practices come naturally—so naturally, in fact, that they’re rarely written down as explicit rules. Those who haven’t picked them up may go on for years without ever realizing what they’re missing.

In client meetings, small habits can make a big difference. Clear preparation, purposeful questions, and disciplined time management not only keep discussions on track but also build trust. Even in remote settings—where cameras are off and silence feels longer—being intentional about how you start, manage, and close a meeting sets the tone for stronger relationships and better outcomes.

ℹ️ Dos & Don’ts for Running Client Meetings (Fundamentals)
While these may appear basic, in reality, it’s not uncommon to see them inconsistently applied.

1.Clarify and Share in Advance
Define the meeting’s objectives, structure, role assignments, and key client messages ahead of time. Share these with all relevant internal stakeholders before the meeting.

2.Prepare and Distribute Materials
Store the final meeting deck, reference documents, and any handouts in the designated meeting folder, and ensure the team is informed. For in-person meetings, print materials in the specified format beforehand.

3.Centralize All Meeting Materials
Consolidate all documents to be used in the meeting into the meeting folder. Link to any working files from the operations folder. For ad-hoc presentation materials, upload and link them after the meeting.

4.Facilitator’s Pre-Start Etiquette
If the client enters the room before the meeting begins, the facilitator must greet them. Start the meeting on time. Check attendance, and if key members are missing, notify them and wait as appropriate.

5.Communicate Waiting Protocols Clearly
State explicitly who you are waiting for and how long you will wait—do not wait in silence. If all key members are present, the facilitator should decide whether to proceed.

6.Manage Time Rigorously
Time management is essential. Do not run over the scheduled time unless agreed in advance. Include the client’s speaking time when planning. If extra time or a follow-up meeting is needed, arrange it beforehand. Before ending, confirm with the client whether to continue.

7.Avoid Redundant Summaries
Once a conclusion is reached for an agenda item, do not add lengthy recaps or rephrasing. Always be mindful of the value of each comment.

8.Ask Purposeful Questions
Avoid vague open-ended questions such as “Any thoughts?” as a default. Clearly define the purpose, perspective, and expected response before posing a question.

9.Respond Promptly to Client Input
Address client questions and comments immediately. Facilitators and managers must always respond—silence is not acceptable. For unexpected questions, specify what needs to be confirmed and the intended follow-up before taking it offline.

10.Close with Clear Actions
When a discussion reaches a natural pause, conclude with a comment that clarifies next steps. Always ensure that each meeting results in concrete actions and/or decisions.

#4 and #5 are usually not issues in face-to-face meetings but can be overlooked in remote ones. Keep in mind that camera-off meetings are becoming more common these days, and silence can feel longer when attendees can’t see your face.