Getting Things Done - 物事をなし遂げる
GTD（Get Things Done）は、今やほとんどのビジネスパーソンが知っている概念。「今更」と感じるかもしれないが、意外とこの方法を実践できていないことで苦戦しているジュニアメンバーが多い。どんなテクニックも、ただ「知っている」だけでなく、呼吸のように自然に応用することが大切。Available in Japanese, English, Chinese.
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GTD（Get Things Done）は、今やほとんどのビジネスパーソンが知っている概念。「今更」と感じるかもしれないが、意外とこの方法を実践できていないことで苦戦しているジュニアメンバーが多い。どんなテクニックも、ただ「知っている」だけでなく、呼吸のように自然に応用することが大切。
従来の仕事の優先順位付けに対し、GTDは「すぐにできることをすぐにやる」ことを強調。
実は、GTDを知る前からこの方法でタスクを実行しており、その結果、全体的にタスクの遂行が早くなった。一部の人は「タスクの優先順位をつける」段階で先延ばししてしまい、タイムリーに着手しないことがある。一方で、タスクが増えすぎてまとめてやろうとすると、その量に圧倒され、結果的にタスク漏れや遅延が発生してしまう。いかに漏れなく、無駄なく、遅延なくタスクを遂行するかを体系化する仕組みを作ることが重要。
タスク管理のフレームワークとして、タスクを整理（Getとかけて）、優先順位付け（Thingsとかけて）、実行（Doneとかけて）の3つのステップで効率的に処理。重要度と緊急度の四象限マトリクスを用いてタスクを4つに分類し、5分以内にできるものはすぐに実行することが時間管理のポイント。
私流のGTDの基本的な考え方
Inboxの考え方
M365を前提に考えると、OutlookのFlag機能やTeamsのPlannerなどのタスク管理機能を活用することで、タスクの見える化と管理が容易になる。Inboxですべてのタスクや情報を集めることを面倒くさがり、頭で覚えようとする人が多く見受けられるが、そのやり方には2つのデメリットがある。
情報量の限界
人間の脳で覚えられる情報量には限界があり、すべてを脳で覚えようとすると忘れるリスクがある。これによりタスク漏れが発生しやすく、場合によっては相手からリマインドしてもらう必要があり、クライアントやチームメンバーの負荷を増やしてしまう。
心理的負担
メンタルヘルスの観点から、自分の頭の中でたくさんのタスクを抱えることが心理的な負担につながることが証明されている。「あれもこれもまだやっていない」という念頭を持ちながら脳が十分に休めない恐れがある。ツールを活用してInbox化することで、一旦脳をタスクから解放し、負担を軽減する効果がある。
優先順位の考え方
A. 重要かつ緊急なタスク
即座に対応が必要なもの。例えば、クライアントからの緊急の問い合わせや、プロジェクトの締め切りが迫っている場合などが該当。
B. 緊急ではないが重要なタスク
長期的な成功に寄与するもので、計画的に取り組む必要がある。例えば、戦略的な計画の策定や、スキルアップのための研修参加などが該当。
C. 重要ではないが緊急なタスク
即座に対応が必要だが、ビジネスやプロジェクトの成功には直結しない。例えば、日常的なメールの返信や、定例会議の準備などが該当。これらのタスクを効率的に処理し、重要なタスクに集中できるようにすることが重要。
D. 重要でも緊急でもないタスク
ビジネスやプロジェクトの成功にほとんど影響を与えないもので、優先順位を低く設定すべき。可能であればやらない。例えば、雑務や不要な会議への参加など。これらのタスクは可能な限り削減し、重要なタスクに時間を割くことが大切。
タスクを緊急度と重要度に基づいて分類することで、優先順位を明確にし、効率的にタスクを処理することができる。
実行の考え方
タスクを収集し、分類したとしても、まだ終わっていない。その次は確実に遂行する計画を立て、期限を決めて遅延なく実行することが重要。
まずDタイプのタスクを「やらない」と決める勇気が必要。
そうすればA、B、Cタイプのみが残る。その中からすぐにできるものを見極め、例えば5分以内でできることはすぐに終わらせる。典型的な例は、重要なメールやリクエストに対して、Yes/Noや何か情報をすぐに確認して回答できる内容。個人的な経験上、少なくとも20〜30％くらいのケースで完結できる。もちろん、5分間で終わるものでも、大量にある場合は多大な工数が必要になるので、その中でさらにA>B>Cの順で処理。
これでA、B、Cの中で70〜80％のタスクのみが残る。この部類に対して一定の並行実施も視野に入れて取り組む。
- Aタイプ：日程を確保して確実に実行してクローズ。ただし、上位者に相談や報告が必要な場合は先に上位者の日程をブロック。
- Bタイプ：将来的な緊急事態を防ぐために取り組む。残念ながら、このタイプのタスクは一番後回しされがちで、後々「やっておけばよかった」と後悔に繋がりやすいので要注意。一般的にこのタイプのタスクは複数工程が必要になるため、まずタスクのブレイクダウン（細分化）を行うことが重要。何も考えずに着手することが後で遅延につながるリスクがある。前もって段取りを決め、実行するためのプランとタイムラインを整理。上位者との相談・レビューが必要になるケースが多くあるため、レビューポイントを設定して段階的な確認を行うと良い。状況に応じて、レビュー・相談等のマイルストーンをAタイプに没頭している間に先に決めると、ある程度の同時進行が可能になるので、より効率的に進めることができる。
- Cタイプ：信頼できるメンバーにデリゲーションすることが理想。それでチームの役割分担の合理化やメンバーの育成にもつながる。
4つのタイプの中で、Bタイプ「緊急ではないが重要なタスク」に取り組むことが成長の鍵。
Lizi Chen
GTDによくある課題の対処法
しかし、実際にはタスク遂行の際にさまざまな理由でスタックするケースがある。
GTDを実践する中でよく直面する課題を3つのカテゴリに分けて整理し、それぞれに対する問いかけと対処法を考える。やる気の低下、時間不足、やり方の不明確さが多く聞かれる。一見、どうしようもないように見えるが、ロジカルシンキングのテクニックを活用して考える。
やる気がない原因は、だいたい興味関心がないか、疲れているか。
時間が足りないのは、本当にタスクの量が多すぎるか、優先順位をつけていない、または優先順位ミスにより圧倒されていることが考えられる。
そしてやり方が分からないのは、確かに知見・スキル不足も考えられるが、十分に考えていなくて、漠然とした状態でタスクを放置していることも有り得る。
真因分析ができると、それぞれ「本当に必要か」「デリゲーションできるか」「ブレイクダウンしたら見え方が変わるか」「助けを求められるか」など、本質的に「答えるべき問い」を立てることが重要。このように真の答えるべき問いを明確にすると、対処法は四象限による仕分けとタスクブレイクダウンすることが皮切りになると分かる。
まとめ
物事を成し遂げるためには、タスクを漏れなく収集し、重要度・緊急度の四象限で仕分けしたうえで、実行計画を策定することが効率的に遂行するコツ。
Lizi Chen
🇬🇧English
GTD (Get Things Done) is a concept that most business professionals are now familiar with. While it may seem like old news, many junior members still struggle to implement this method effectively. It's essential to not only "know" the technique but to apply it naturally, like breathing.
Traditionally, the emphasis has been on prioritizing tasks and executing them accordingly. However, the GTD approach focuses on the principle of "doing what can be done immediately." In fact, I have been using this method to execute tasks even before I knew about GTD, and as a result, the overall execution of tasks has become faster. Some people tend to procrastinate at the stage of "prioritizing tasks," failing to start timely. On the other hand, when tasks accumulate and are tackled all at once, the sheer volume can be overwhelming, leading to task omissions and delays. Therefore, it is crucial to create a system that ensures tasks are executed comprehensively, efficiently, and without delay.
As a task management framework, GTD involves three steps: organizing tasks (Get), prioritizing them (Things), and executing them (Done). Using a four-quadrant matrix based on importance and urgency, tasks are classified into four categories, and those that can be completed within five minutes are executed immediately as a key point of time management.
My Approach to the Fundamentals of GTD
Concept of Inbox
When considering M365, utilizing task management features such as Outlook's Flag function and Teams' Planner makes task visualization and management easier. Many people tend to avoid collecting all tasks and information in the Inbox and try to remember them in their heads, but this approach has two disadvantages.
Limitations of Information Capacity:
The human brain has a limited capacity for remembering information, and trying to remember everything in the brain carries the risk of forgetting. This can lead to task omissions and may require reminders from others, increasing the burden on clients and team members.
Psychological Burden
From a mental health perspective, it has been proven that holding many tasks in one's head leads to psychological stress. The brain may not be able to rest adequately while constantly thinking, "I haven't done this or that yet." Utilizing tools to create an Inbox can relieve the brain from tasks and reduce the burden.
Concept of Prioritization
- A. Important and Urgent Tasks: Tasks that require immediate attention. For example, urgent inquiries from clients or approaching project deadlines.
- B. Important but Not Urgent Tasks: Tasks that contribute to long-term success and need to be addressed systematically. For example, strategic planning or participating in skill development training.
- C. Not Important but Urgent Tasks: Tasks that require immediate attention but do not directly contribute to business or project success. For example, daily email responses or preparing for regular meetings. Efficiently handling these tasks and focusing on important tasks is crucial.
- D. Neither Important nor Urgent Tasks: Tasks that have little impact on business or project success and should be given low priority. If possible, avoid them. For example, miscellaneous tasks or attending unnecessary meetings. Reducing these tasks as much as possible and allocating time to important tasks is essential.
By classifying tasks based on urgency and importance, priorities can be clarified, and tasks can be handled efficiently.
Concept of Execution
Even after collecting and classifying tasks, the work is not done. The next step is to establish a concrete execution plan, set deadlines, and execute without delay.
It is essential to have the courage to decide not to do D-type tasks.
This leaves only A, B, and C types. Identify tasks that can be done immediately, such as those that can be completed within five minutes. Typical examples include responding promptly to important emails or requests with a Yes/No or confirming information. Based on personal experience, at least 20-30% of cases can be completed this way. Of course, even tasks that can be completed in five minutes can require significant effort if there are many of them, so they should be processed in the order of A > B > C.
This leaves only 70-80% of tasks in A, B, and C categories. These tasks should be tackled with a view to parallel execution.
- A-Type Tasks: Secure the schedule and execute them. If consultation or reporting to superiors is necessary, block their schedules first.
- B-Type Tasks: Address these tasks to prevent future emergencies. Unfortunately, these tasks are often postponed and later regretted. Generally, these tasks require multiple steps, so breaking them down into smaller tasks is essential. Starting without planning can lead to delays later. Therefore, plan and organize the timeline and execution plan in advance. Since consultation and review with superiors are often needed, setting review points for step-by-step confirmation is beneficial. Depending on the situation, setting milestones for review and consultation while focusing on A-type tasks allows for some parallel progress, making the process more efficient.
- C-Type Tasks: Ideally, delegate these tasks to trusted members. This rationalizes the division of roles within the team and contributes to member development.
Among the four types, addressing B-type tasks, "Important but Not Urgent," is key to growth.
Common Challenges and Solutions When Applying GTD
However, various reasons can cause tasks to get stuck during execution. Common challenges faced while practicing GTD can be categorized into three areas, and questions and solutions for each should be considered. Common issues include lack of motivation, time constraints, and unclear methods. Although these may seem insurmountable, applying logical thinking techniques can help.
Lack of motivation is usually due to a lack of interest or fatigue. Time constraints may be due to an excessive number of tasks, lack of prioritization, or being overwhelmed by prioritization errors. Unclear methods may be due to a lack of knowledge and skills, but it can also be due to insufficient consideration and leaving tasks in a vague state.
By conducting root cause analysis, it is essential to ask fundamental questions such as "Is it really necessary?", "Can it be delegated?", "Will breaking it down change the perspective?", and "Can help be sought?". Clarifying these fundamental questions reveals that the initial steps to address them are classifying tasks using the four quadrants and breaking down tasks.
Summary
To accomplish tasks, it is crucial to collect tasks comprehensively, classify them based on urgency and importance, and establish an execution plan for efficient completion.
🇨🇳中文/ Chinese
GTD（Get Things Done）是现在大多数商务人士都熟知的概念。虽然可能会觉得“已经过时”，但实际上，许多新社会人在实践这一方法时仍然面临困难。任何技巧，不仅仅是“知道”，而是像呼吸一样自然地应用才是关键。
过去，工作优先级的设定和执行被强调，而GTD的理念则侧重于“立即完成可以立即完成的任务”。事实上，在了解GTD之前，我已经在用这种方法执行任务，结果整体任务执行速度加快。一些人在“设定任务优先级”阶段拖延，未能及时开始。而当任务积累过多时，试图一次性完成会被数量压倒，最终导致任务遗漏和延迟。因此，建立一个管理和执行系统，确保任务无遗漏、高效、无延迟地执行非常重要。
GTD包括三个步骤：整理任务（Get）、设定优先级（Things）、执行（Done）。使用基于重要性和紧急性的四象限矩阵，将任务分为四类，并立即执行可以在五分钟内完成的任务，这是时间管理的关键。
我个人的GTD基本理念
Inbox的概念
假设使用M365作为主要工作工具，利用Outlook的Flag功能和Teams的Planner等任务管理功能，可以轻松实现任务的可视化和管理。许多人不愿意将所有任务和信息收集到Inbox中，而是试图记在脑海中，但这种方法有两个缺点。
- 信息量的限制：人脑记忆信息的容量有限，试图记住所有内容会有遗忘的风险。这容易导致任务遗漏，有时需要他人提醒，从而增加客户和团队成员的负担。
- 心理负担：从心理健康的角度来看，脑海中持有大量任务会导致心理压力。脑子里总想着“这件事还没做，那件事还没做”，大脑无法充分休息。利用工具创建Inbox，可以暂时将大脑从任务中解放出来，减轻负担。
优先级的概念
- A. 重要且紧急的任务：需要立即处理的任务。例如，客户的紧急查询或项目的截止日期临近。
- B. 不紧急但重要的任务：有助于长期成功的任务，需要系统地处理。例如，战略计划的制定或技能提升培训的参与。
- C. 紧急但不重要的任务：需要立即处理，但不直接影响业务或项目的成功。例如，日常邮件回复或例会准备。高效处理这些任务，集中精力于重要任务非常重要。
- D. 既不重要也不紧急的任务：对业务或项目成功影响不大的任务，应设定低优先级。如果可能，避免执行。例如，杂务或参加不必要的会议。尽量减少这些任务，将时间分配给重要任务。
通过基于紧急性和重要性的分类，可以明确优先级，高效处理任务。
执行的概念
即使收集和分类了任务，工作还没有完成。下一步是制定具体的执行计划，设定截止日期，并无延迟地执行。
首先需要有勇气决定舍弃D类任务。
这样只剩下A、B、C类任务。识别可以立即完成的任务，例如可以在五分钟内完成的任务。典型的例子是及时回复重要邮件或请求，确认信息并回答。根据个人经验，至少20-30%的情况可以这样完成。当然，即使是可以在五分钟内完成的任务，如果数量很多，也需要大量的工作量，因此应按A>B>C的顺序处理。
这样只剩下A、B、C类任务中的70-80%。这些任务应考虑并行执行。
- A类任务：确保日程并执行。如果需要与上级咨询或报告，先预留上级的时间。
- B类任务：处理这些任务以防止未来的紧急情况。不幸的是，这类任务往往被推迟，后来会后悔。一般来说，这类任务需要多个步骤，因此首先将任务分解为小任务非常重要。没有计划地开始会导致延迟。因此，提前计划并整理时间表和执行计划。由于经常需要与上级咨询和审查，设定审查点进行分阶段确认是有益的。根据情况，在专注于A类任务的同时，设定审查和咨询的里程碑，可以实现一定程度的并行进展，使过程更高效。
- C类任务：理想情况下，将这些任务委派给可信赖的成员。这有助于团队角色分工的合理化和成员的发展。
在四类任务中，处理B类“紧急但不重要的任务”是成长的关键。
应对常见的GTD挑战
然而，执行任务时，可能会因各种原因而卡住。实践GTD时常见的挑战可以分为三类，并考虑每类的提问和解决方案。常见问题包括缺乏动力、时间不足和方法不明确。虽然这些问题看似难以解决，但应用逻辑思维技巧可以帮助解决。
缺乏动力通常是由于缺乏兴趣或疲劳。
时间不足可能是由于任务过多、未设定优先级或优先级错误导致的压倒感。
方法不明确可能是由于知识和技能不足，但也可能是由于未充分考虑，任务处于模糊状态。
通过进行根本原因分析，提出“是否真的必要？”、“是否可以委派？”、“分解后是否会改变看法？”、“是否可以寻求帮助？”等基本问题非常重要。明确这些基本问题后，解决方案是通过四象限分类和任务分解开始。
总结
为了完成任务，全面收集任务，基于紧急性和重要性进行分类，并制定执行计划是高效完成任务的关键。
